Trong bảng tính Excel chứa đa dạng thông tin và với những người không trực tiếp thu thập dữ liệu sẽ rất khó khăn để đọc hiểu chúng. Vậy nên điều cần làm lúc này là tiến hành “làm sạch” dữ liệu thô để cung cấp thông tin chi tiết và khoa học nhất, tránh nhầm lẫn xảy ra. Với cách tách chữ (dữ liệu) trong Excel thì chúng đem lại nhiều lợi ích như:
Tách chữ trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh hơn
Sử dụng hàm là việc thực hiện hướng dẫn cách làm sao để tách chữ (dữ liệu) trong Excel hiệu quả nhất. Chúng ta thường sử dụng 4 loại hàm như LEFT, RIGHT, MID, SEARCH để tách dữ liệu:
Sử dụng hàm LEFT đồng nghĩa với việc bạn sẽ tách chuỗi ký tự bên trái trong Excel. Công thức của hàm này là: =LEFT(text; [num_chars]). Với công thức này, text có nghĩa là chuỗi ký tự mà bạn sẽ tách, num_chars có nghĩa là một số nguyên không âm thể hiện số lượng ký tự mà bạn muốn lấy từ bên trái của chuỗi ký tự.
Vậy tiền hành tách dữ liệu trong Excel với hàm LEFT như sau: Chọn vào ô cần đưa dữ liệu đã tách vào sau đó nhập hàm theo đúng công thức =LEFT(A2,5). Có thể hiểu A2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh và điền 5 bởi họ “Trịnh” có 5 ký tự từ bên trái sang của chuỗi. Sau đó nhấn Enter để được kết quả tách họ từ chuỗi họ và tên.
Tách chữ trong Excel với hàm Left
Làm sao để tách chữ trong Excel với hàm RIGHT là câu hỏi không hiếm người đặt ra. Tương tự như hàm LEFT, chúng ta sẽ thực hiện tuần tự theo công thức nhưng hàm này có nghĩa bạn sẽ tách chuỗi ký tự bên phải thay vì bên trái. Công thức hàm này là: =RIGHT(text; [num_chars]).
Thực hiện tách dữ liệu trong Excel như sau: Chọn ô Excel mà bạn muốn hiển thị kết quả sau đó nhập đúng công thức =RIGHT(B2;3). Ở đây B2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh của cá nhân và số lượng ký tự bạn muốn tách từ bên phải sang của chuỗi là 3.
Tách chữ nhanh với công thức hàm RIGHT
Sử dụng MID
Nhập đúng công thức =MID(text, start_num, num_chars). Ở đây text có nghĩa là chuỗi ký tự bạn muốn tách, start_num buộc phải là số nguyên dương và quy định vị trí ký tự bạn bắt đầu muốn tách, num_chars là số nguyên không âm đại diện cho số lượng ký tự mà bạn muốn tách kể từ vị trí của start_num.
Hướng dẫn tách chữ trong Excel với hàm MID như sau: Bạn chọn ô muốn hiển thị kết quả, nhập công thức =MID(A2,3,3) vào ô được chọn. Ở đây A2 là ô chứa dữ liệu bạn muốn tách, số 3 thứ nhất trong công thức là vị trí bắt đầu tách ký tự và số 3 còn lại để chỉ số lượng ký tự bạn muốn tách từ vị trí xác định start_num ban đầu (vị trí thứ 3). Kết quả sẽ thu về 3 ký tự gồm số và không chữa chữ như ban đầu.
Tách chữ đơn giản bằng hàm MID
Hàm SEARCH thường được dùng kết hợp với 3 loại hàm kể trên để thực hiện được yêu cầu tách dữ liệu. Cú pháp của hàm này là: =SEARCH(find_text, within_text, start_num). Ta có thể hiểu find_text là chuỗi ký tự bạn muốn tìm kiếm, within_text là chuỗi ký tự mà bạn đang cần tìm cụ thể và start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm.
Để hiểu hơn về cách tách chữ khi dùng hàm này, ta cùng thực hiện giải một câu lệnh sau: “Tìm ký tự đầu tiên trong ô B3 từ trái sang cho đến khi bạn gặp khoảng trắng”. Vậy thực hiện nhập hàm =LEFT(B3,SEARCH(“ “,B3)-1) vào ô cần hiện kết quả là được. Có thể thấy ký tự đầu tiên trong chuỗi tên TRẦN THỊ THOA từ trái sang là TRẦN, kí hiệu -1 trong công thức ý muốn loại bỏ khoảng trống.
Hàm Search thường được kết hợp với hàm RIGHT, LEFT hay MID để tách chữ
Hướng dẫn cách làm sao để tách chữ (dữ liệu) trong Excel thành cột thật rõ ràng là câu hỏi được nhiều người đặt ra. Thực tế có thể sử dụng phím tắt tách chữ trong Excel để tiết kiệm thời gian. Với dữ liệu sẵn có bao gồm nhiều dạng dữ liệu như gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính trong 1 ô nhưng bạn muốn tách phần họ và tên ra riêng thì làm thế nào? Sử dụng phím tắt Ctrl + E:
Ngoài cách làm này, bạn có thể sử dụng một công cụ có sẵn ở Excel mang tên Text to Columns. Ví dụ bạn đang sở hữu một bảng nội dung có cột họ và tên đi kèm là điểm số của từng người được chấm theo hệ Alpha. Phải làm sao để tách riêng biệt chúng thành 2 cột khác nhau, 1 cột chỉ ghi họ và tên và cột còn lại ghi điểm số?
Có một cách tách dữ liệu nhanh chóng khác được khuyến khích sử dụng để nâng cao hiệu suất xử lý thông tin đó là dùng công cụ Flash Fill. Giả sử bạn đang có một ô dữ liệu gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh kèm giới tính của các cá nhân. Nhưng bạn muốn tách riêng biệt họ và tên vào cột khác theo cách nhanh nhất, các bước thực hiện như sau:
Tác giả: Master
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn