Lợi ích khi biết cách căn lề trong Excel

Những lợi ích cụ thể khi biết thực hiện căn lề trong Excel:

• Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp: Bảng tính được trình bày gọn gàng, khoa học, dễ nhìn, thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu: Căn lề giúp sắp xếp dữ liệu hợp lý, tạo sự đồng nhất. Từ đó giúp người đọc dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu. 
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Căn lề giúp định dạng dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. 
• Đảm bảo in ấn chính xác: Căn lề giúp điều chỉnh dữ liệu phù hợp với khổ giấy, tránh tình trạng bị cắt xén hay tràn khi in ấn. Giúp việc in ấn diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm giấy tờ và mực in.

Biết cách căn lề trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Tiếp theo, cùng tìm hiểu về cách căn lề chuẩn trong Excel khi in nhé!

Hướng dẫn cách căn chỉnh lề chuẩn trong Excel 2010, 2016

Đầu tiên, bạn cần phải thực hiện điều chỉnh đơn vị đo mặc định trên Excel sang đơn vị mới là centimeters. Điều này giúp cho việc căn lề Excel được chuẩn hơn. 

Sau đây là các bước hướng dẫn căn lề Excel: 

Bước 1: Bạn mở tài liệu Excel, chọn mục File ở góc trái bên trên màn hình.

Bước 2: Chọn mục Options.

Bước 3: Tiếp theo chọn Advanced và đổi Ruler units sang Centimeters. Sau đó chọn OK.

Bước 4: Sau khi đã điều chỉnh đơn vị đo thành Centimeters, bạn chọn mục Page Layout. Cuối cùng chọn Margins và chọn Custom Margins...

Bước 5: Cuối cùng bạn vào mục Margins, căn chỉnh kích thước chuẩn của các lề của trang. Sau đó chọn OK.

Những kích thước lề chuẩn trong Excel mà bạn có thể tham khảo:

• Căn chỉnh lề trên (Top), lề dưới (Bottom): Bạn có thể để ở mức 1,5 cm - 2,0 cm.
• Căn chỉnh lề trái (Left): Bạn để ở mức 2,5 cm - 3,0 cm.
• Căn chỉnh lề phải (Right): Từ 1cm - 1,5 cm là mức bạn nên để.

Tùy theo loại tài liệu và mục đích sử dụng có thể sẽ có cách căn chỉnh khác nhau. Bạn chỉ cần đảm bảo dữ liệu được trình bày sao cho rõ ràng và chuyên nghiệp.

Cách căn lề văn bản trong Excel

Trong Excel được tích hợp sẵn một số mẫu căn lề văn bản. Những mẫu này cho phép bạn thay đổi vị trí nội dung văn bản ngay trên thanh công cụ một cách nhanh chóng.

Để căn lề văn bản Excel, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn nội dung văn bản bạn muốn thực hiện căn lề. 

Bước 2: Trên thanh công cụ, phần “Alignment” (Căn lề) sẽ có các nút biểu thị cho các mẫu căn lề cơ bản như sau:

• Căn trái: Biểu tượng hình chữ “A” dựa vào biên trái.
• Căn giữa: Biểu tượng hình chữ “A” nằm ở giữa.
• Căn phải: Biểu tượng hình chữ “A” dựa vào biên phải.
• Căn lề theo chiều dọc (trên, giữa, dưới): Được biểu diễn bằng các biểu tượng tương ứng.

Bước 3: Bạn click chuột vào định dạng mà bạn muốn căn lề. 

Lưu ý: Cách căn lề này chỉ áp dụng cho nội dung của văn bản nằm trong ô bạn nhé.

Hướng dẫn cách căn lề trước khi in trong Excel 

Căn lề Excel trước khi đi in là một bước quan trọng, giúp bạn tránh được các rủi ro về lỗi. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện: 

Bước 1: Bạn chọn mục View, sau đó chọn Page Break Preview để xem tổng thể các trang và kiểm tra các lỗi trước khi in.

Bước 2: Bạn điều chỉnh ngắt trang cho phù hợp.

Bước 3: Tiếp theo truy cập vào Page Layout, chọn Margins và kiểm tra lại các cài đặt sau khi thực hiện cách căn lề khi in trong Excel. 

Bước 4: Cuối cùng, trước khi in, nhấn File, chọn Print và sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra tổng quan bản in. 

Một số lưu ý khi căn lề trong Excel 

Để tránh gặp phải một số  lỗi căn lề khi in, dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần chú ý: 

• Đảm bảo dữ liệu không bị mất khi in: Để đảm bảo dữ liệu không bị mất trước khi in, bạn nên sử dụng tính năng “Print Preview” của Excel. Tính năng này sẽ giúp bạn kiểm tra xem dữ liệu có hiển thị đúng trên trang in hay không. 
• Điều chỉnh kích thước ô: Bạn có thể điều chỉnh kích thước ô bằng cách kéo biên của ô. Ngoài ra có thể sử dụng tính năng “AutoFit” để điều chỉnh kích thước ô.
• Kiểm tra kích thước trang trước khi in: Nên kiểm tra kích thước trang trước khi in để đảm bảo kích thước trang phù hợp với kích thước giấy sử dụng để in. 
• Tối ưu không gian trang sau khi căn lề trong Excel: Thực hiện tối ưu không gian trang bằng cách sử dụng chế độ “Fit to Page”, xóa các cột không cần thiết. Và điều chỉnh khoảng cách phù hợp giữa dòng và cột. 

Trên đây là một số lưu ý bạn cần chú ý để in văn bản được chuẩn chỉnh. Note lại để lưu ý ngay bạn nhé!

Gợi ý một số mẹo khi căn lề trong Excel 

Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể tham khảo khi căn lề:

• Lưu làm mẫu: Trên thanh công cụ bạn chọn “File”, sau đó “Lưu làm mẫu”. Mẹo lưu làm mẫu giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức mỗi lần căn lề Excel.
• Áp dụng cho tài liệu khác: Khi bạn muốn sử dụng lại cài đặt căn lề mà bạn đã lưu, chỉ cần chọn “Mở mẫu” và chọn mẫu mà bạn đã lưu trước đó.

Ngoài ra, bạn có thể dùng phím tắt để canh lề nhanh. Một số phím tắt căn lề Excel thường dùng:

Ctrl + L: Căn lề trái.

Ctrl + E: Căn lề giữa.

Ctrl + R: Căn lề phải.

Ctrl + J: Căn lề trái-phải.

Ctrl + Shift + L: Căn lề theo chiều rộng của nội dung. 

Lỗi căn lề khi in trong Excel vì sao?

Lỗi căn lề khi in có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể là do khác phiên bản hoặc có thể do khác đơn vị. Bạn có thể chuyển sang file PDF để hạn chế lỗi trong quá trình in.