Trộn thư là một tính năng vô cùng hữu ích trong Word 365

Các bước cơ bản:

1. Chuẩn bị hai tài liệu:

   • Mẫu thư: Đây là bản mẫu chứa nội dung chính của thư, bao gồm cả những phần cần thay đổi thông tin (ví dụ: tên, địa chỉ, số điện thoại...).
   • Danh sách dữ liệu: Đây là danh sách chứa các thông tin cần thay thế vào mẫu thư, thường được lưu dưới dạng file Excel. Mỗi dòng trong file Excel đại diện cho một bản ghi, mỗi cột đại diện cho một trường dữ liệu.

2. Bắt đầu quá trình trộn thư:

   • Mở mẫu thư: Mở file Word chứa mẫu thư của bạn.
   • Vào tab Mailings: Trên thanh công cụ, chọn tab "Mailings".
   • Start Mail Merge: Trong nhóm "Start Mail Merge", chọn "Start Mail Merge" rồi chọn "Step-by-Step Mail Merge Wizard".

3. Chọn nguồn dữ liệu:

   • Select recipients: Trong bước này, bạn sẽ chọn danh sách dữ liệu (file Excel) chứa thông tin của những người nhận thư.
   • Edit recipient list: Nếu cần chỉnh sửa danh sách, bạn có thể click vào đây.

4. Viết thư:

   • Write your letter: Ở bước này, bạn sẽ chèn các trường dữ liệu từ danh sách vào mẫu thư. Ví dụ, để chèn tên người nhận, bạn sẽ chèn một trường có tên "Tên".

5. Xem trước và hoàn tất:

   • Preview your letters: Bạn có thể xem trước từng bản thư để kiểm tra kết quả.
   • Finish & merge: Khi đã hài lòng, bạn chọn "Finish & merge" và lựa chọn cách xuất kết quả (ví dụ: in, gửi email, tạo các tài liệu riêng biệt).

Hướng dẫn chi tiết hơn với hình ảnh minh họa:

• YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=WXDk8Wwfm_k

Một số lưu ý:

• Định dạng danh sách dữ liệu: Đảm bảo danh sách dữ liệu của bạn có định dạng rõ ràng, mỗi cột chứa một loại thông tin và không có dòng nào bị bỏ trống.
• Chèn trường dữ liệu: Để chèn trường dữ liệu vào mẫu thư, bạn có thể sử dụng nút "Insert Merge Field" trong nhóm "Write & Insert Fields" của tab Mailings.
• Kiểm tra kết quả: Luôn kiểm tra kỹ kết quả trước khi in hoặc gửi đi để đảm bảo không có lỗi.

Ví dụ:

Giả sử bạn muốn gửi thư mời đến một danh sách khách hàng. Bạn đã có một mẫu thư mời và một file Excel chứa thông tin của các khách hàng. Bạn sẽ thực hiện trộn thư để tạo ra các thư mời cá nhân hóa cho từng khách hàng, thay vì phải nhập lại thông tin thủ công cho từng thư.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại hỏi nhé!

Bạn muốn tôi hướng dẫn bạn chi tiết hơn về một bước nào đó không?

Ngoài ra, bạn có thể cung cấp thêm thông tin về những gì bạn đang muốn thực hiện, tôi sẽ cố gắng giúp bạn tốt nhất có thể.

Ví dụ:

• Bạn đang muốn trộn thư để làm gì? (ví dụ: gửi thư mời, tạo nhãn, làm hợp đồng...)
• Dữ liệu của bạn đang ở định dạng nào? (Excel, Access, danh bạ Outlook...)
• Bạn đã gặp khó khăn ở bước nào?